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Rechnungsaufbewahrung in der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG): Pflichten & Fristen

Warum ist die Aufbewahrung von Rechnungen für eine WEG wichtig ?

Die Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere von Rechnungen, ist für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) in Deutschland gesetzlich geregelt. Sie dient der ordnungsgemäßen Verwaltung, der Nachvollziehbarkeit der Finanzen und der rechtlichen Absicherung. Die wichtigsten Vorgaben dazu ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz sowie aus handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen.

Autor: Dennis Rudowski - 03.03.2025

WEG Rechnungsaufbewahrung: Übersicht & Aufbewahrungsfristen – Inhaltsverzeichnis

Inhalt:

1. Gesetzliche Grundlagen und Aufbewahrungsfristen Wohneigentumsgesetz (WEG)

Eine ordnungsgemäße Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen ist für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) essenziell. Damit verbunden ist die pflichtgemäße Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen, die sowohl für die Jahresabrechnung als auch für mögliche Prüfungen durch Eigentümer oder Finanzbehörden relevant sind. Zwei zentrale gesetzliche Regelwerke regeln die Aufbewahrungspflichten:

Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen

Gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) gehört die sachgemäße Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen zu den Aufgaben des Verwalters. Dies umfasst unter anderem:

Die ordnungsgemäße Erfassung und Ablage aller finanziellen Belege, insbesondere Rechnungen und Zahlungsnachweise.
Die sichere und nachvollziehbare Dokumentation für die Erstellung der Jahresabrechnung sowie deren Einsichtnahme durch die Eigentümer.
Die Prüfbarkeit aller finanziellen Transaktionen für Eigentümerversammlungen oder externe Wirtschaftsprüfungen.

Eine strukturierte und langfristige Aufbewahrung stellt sicher, dass vergangene Abrechnungen und Transaktionen transparent nachvollzogen werden können. Dies ist besonders relevant bei Wechseln des Verwalters oder bei möglichen Streitigkeiten innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

Abgabenordnung (AO): Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für WEG-Unterlagen

Da Wohnungseigentümergemeinschaften als steuerpflichtige Einheiten gelten können, unterliegen sie auch steuerrechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen. § 147 der Abgabenordnung (AO) definiert verbindliche Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente:

10 Jahre für Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Zahlungsbelege und Buchungsjournale
6 Jahre für steuerlich relevante Korrespondenz, beispielsweise mit dem Finanzamt oder Steuerberatern

2. Wo werden Rechnungen aufbewahrt?

Üblicherweise liegen die Rechnungen und buchhalterischen Unterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beim Verwalter, da dieser gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) für die ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich ist. Dabei gelten essenzielle Grundsätze für die sichere und transparente Aufbewahrung dieser Unterlagen:

Sichere und geordnete Archivierung – Rechnungen müssen systematisch abgelegt und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Eine digitale Archivierung ist empfehlenswert, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Zugänglichkeit für Eigentümer – Eigentümer haben das Recht auf Einsichtnahme in die relevanten Rechnungen und Belege. Der Verwalter muss auf Anfrage innerhalb angemessener Frist Einsicht gewähren.
Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – Rechnungen müssen gemäß § 147 AO mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, um steuerliche und buchhalterische Nachprüfbarkeit sicherzustellen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit – Eine ordnungsgemäße Dokumentation erleichtert die Jahresabrechnung, Wirtschaftsprüfung und sorgt für eine lückenlose Finanzverwaltung.

3. Einsichtnahme und Herausgabe von Unterlagen

Eine transparente Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) setzt voraus, dass Eigentümer jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen können. Dies ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit der Finanzen und die ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaft.

Rechte der Wohnungseigentümer auf Einsicht in Unterlagen

Gemäß § 18 Abs. 4 WEG haben Wohnungseigentümer das Recht, jederzeit Einsicht in die wesentlichen Unterlagen der WEG zu nehmen. Dazu gehören unter anderem:

Rechnungen und Zahlungsbelege
Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne
Verträge mit Dienstleistern und Handwerkern
Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen
Versicherungsunterlagen und Steuerbescheide

Zusätzlich haben Eigentümer einen Anspruch auf Kopien dieser Dokumente. Die Kosten für die Anfertigung können vom anfragenden Eigentümer übernommen werden, sofern die Gemeinschaft dies entsprechend regelt.

Was passiert bei einem Verwalterwechsel?

Wenn ein neuer Verwalter bestellt wird oder die Verwaltung wechselt, müssen alle relevanten Unterlagen an den Nachfolger übergeben werden. § 27 Abs. 3 WEG verpflichtet den bisherigen Verwalter dazu, sämtliche Dokumente, Belege und Rechnungen vollständig und geordnet an die Eigentümergemeinschaft oder den neuen Verwalter zu übergeben.

4. Aufbewahrung durch die Gemeinschaft (ohne Verwalter)

Falls kein Verwalter bestellt ist, übernimmt die Gemeinschaft selbst die Aufbewahrung. In diesem Fall sollte ein sicherer und zentraler Aufbewahrungsort gewählt werden, z. B.:

Abschließbarer Aktenschrank im Gemeinschaftseigentum
Tresor oder gesicherter Ablageort

5. Digitale Aufbewahrung von Rechnungen

Die Digitalisierung ermöglicht eine sichere elektronische Archivierung von Rechnungen, sofern die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) eingehalten werden. Wichtige Anforderungen an digitale Archivierung:

Revisionssicherheit
Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente

6. Fazit

Die Rechnungen einer WEG müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, üblicherweise beim Verwalter. Eigentümer haben das Recht auf Einsicht und können Kopien anfordern. Bei einem Verwalterwechsel sind alle Unterlagen vollständig an den Nachfolger oder die Gemeinschaft zu übergeben. Eine sichere, geordnete und nachvollziehbare Archivierung, ob physisch oder digital, ist entscheidend für eine rechtssichere Verwaltung.

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